Facturas con estado de cobro, albaranes, fichas técnicas, certificados y tarifas en PDF, disponibles las 24 horas en el área privada de cada cliente.
«Mándame un duplicado de la factura de marzo». «¿Me pasas la ficha técnica de esta referencia?». «¿Qué tarifa tengo yo?». Ese goteo diario no sale en ningún informe, pero se come buena parte del día de tu equipo de administración.
La gestión documental del portal lo resuelve de una vez: cada cliente tiene su archivo completo, siempre disponible, y se lo descarga él.
Todo lo que hoy te piden por teléfono o por correo, disponible en su área privada las 24 horas.
Todas sus facturas descargables, con el estado de cobro a la vista: pagadas, pendientes y vencidas.
El histórico completo de lo servido y lo pedido, con el estado de preparación de cada pedido en curso.
Documentación de producto descargable en PDF desde la propia ficha del artículo.
Documentos adjuntos por cliente o por producto: certificados de calidad, manuales, condiciones comerciales.
Cada cliente genera su propia tarifa en PDF con portada e índice, con sus precios y filtrada por marca o catálogo.
Descarga de fotos de producto y de códigos de barras para que el cliente cargue tu catálogo en su propio sistema.
Incidencias y reclamaciones abiertas desde el portal, con su histórico y su seguimiento.
Sin horario de oficina y sin depender de que alguien conteste el teléfono para mandar un duplicado.
El cliente llama o escribe, alguien busca la factura en el ERP, la exporta y la envía por correo. Varias veces al día, todos los días.
El cliente entra en su oficina virtual y se la descarga, con el estado de cobro a la vista. Nadie de tu equipo se entera, y así debe ser.
Preparar y enviar a mano la lista de precios de cada cliente cada campaña, con el riesgo de mandar la tarifa equivocada.
Cada cliente genera su propia tarifa en PDF, con portada e índice, sus precios y filtrada por marca o temporada.
Documentación repartida entre carpetas compartidas, correos antiguos y la memoria de quien lleva más años.
Cada documento colgado de su producto o de su cliente, descargable desde el portal y siempre en la última versión.
Sus pedidos con el estado de preparación, sus albaranes, sus facturas con el estado de cobro, las fichas técnicas de los productos, los certificados y manuales que adjuntes, su tarifa completa en PDF y, si lo activas, las imágenes de producto y los códigos EAN. Al arrancar el portal solemos importar también el histórico de pedidos y facturas, para que el archivo esté completo desde el primer día.
Vienen del ERP, que es donde se emiten. El portal los publica en el área de cada cliente automáticamente en cuanto existen, y el cliente descarga el PDF oficial de la factura: generado al momento por API si tu ERP lo permite, o precargado en el portal si no. Cuando el comercial factura un pedido, la factura aparece en la oficina virtual del cliente sin que nadie la envíe.
Es la funcionalidad que más carga quita de golpe, porque elimina el goteo diario de peticiones de duplicados, copias de albaranes y fichas técnicas. Ese goteo no aparece en ningún informe pero se come buena parte del día de administración.
Sí, y es el comportamiento por defecto: cada cliente accede únicamente a su documentación. Si un mismo cliente tiene varias personas comprando, se pueden crear subusuarios con permisos distintos.
Un documento que el cliente genera él mismo con los precios que le corresponden a él, con portada e índice automáticos, fotos y referencias, y filtrable por marca, catálogo, temporada o campaña. Sustituye a la tarifa en papel que había que preparar y enviar a mano cada temporada.
Es la cifra que más rápido baja al abrir el portal. Cuéntanos cómo lo lleváis hoy y te enseñamos la oficina virtual con documentos reales.