Diez conceptos que aparecen en cualquier conversación sobre venta entre empresas, explicados en un párrafo cada uno. Si estás valorando digitalizar tus pedidos, esto es el vocabulario mínimo para no comprar humo.
Índice
- ¿Qué es un portal B2B?
- ¿En qué se diferencia un portal B2B de una tienda online B2C?
- ¿Qué significa que un portal B2B esté integrado con el ERP?
- ¿Qué es una integración bidireccional?
- ¿Qué es un SGA de almacén?
- ¿Qué es una tarifa por cliente y por qué es tan importante en B2B?
- ¿Qué es un catálogo (y por qué se cuentan en los planes)?
- ¿Qué es el modo catálogo de un portal B2B?
- ¿Qué es la gestión documental en un portal B2B?
- ¿Cuánto se tarda en poner en marcha un portal B2B?
- ¿Qué es un marketplace y en qué se diferencia de un portal B2B?
¿Qué es un portal B2B?
Un portal B2B es una tienda online privada donde los clientes profesionales de una empresa —distribuidores, mayoristas, tiendas, instaladores o farmacias— consultan el catálogo con sus precios negociados y hacen sus propios pedidos las 24 horas, sin llamar por teléfono ni enviar correos.
A diferencia de una tienda al público, un portal B2B exige identificarse para ver nada: cada cliente entra con su usuario y ve su tarifa, sus descuentos y sus condiciones de pago. Dos clientes distintos ven precios distintos para el mismo producto.
Un portal B2B completo suele incluir, además del catálogo y el carrito, el histórico de pedidos con su estado de preparación, los albaranes y las facturas descargables, las direcciones de entrega del cliente y la posibilidad de repetir un pedido anterior en un clic.
Su valor real no está en «vender por internet», sino en quitar trabajo administrativo: cada pedido que entra por el portal es un pedido que nadie de tu equipo teclea, y cada factura descargada es una llamada que no recibes.
¿En qué se diferencia un portal B2B de una tienda online B2C?
La diferencia principal es que una tienda B2C muestra el mismo precio a todo el mundo y cobra en el acto, mientras que un portal B2B muestra a cada cliente su tarifa negociada y respeta condiciones de pago aplazado acordadas por contrato.
Más allá del precio, hay diferencias estructurales que explican por qué una plataforma nacida para vender al público necesita módulos añadidos para funcionar como B2B:
- Acceso restringido: en B2B nadie ve el catálogo ni los precios sin estar dado de alta y aprobado.
- Tarifas múltiples: un mismo artículo tiene tantos precios como acuerdos comerciales tengas.
- Pago aplazado: facturación a 30, 60 o 90 días y control de riesgo, en lugar de cobro con tarjeta.
- Pedidos grandes: cientos de líneas, compra directa por referencia, carga masiva desde Excel y matrices de tallas y colores.
- Documentación: el cliente necesita albaranes, facturas y fichas técnicas, no solo un email de confirmación.
- Varios compradores por empresa: un mismo cliente puede tener varias personas comprando con permisos distintos.
¿Qué significa que un portal B2B esté integrado con el ERP?
Significa que el portal y el ERP comparten los mismos datos en tiempo real, sin exportaciones ni copias manuales: el stock que muestra la web es el del almacén, la tarifa que aplica es la del ERP, y el pedido que hace el cliente aparece directamente en el sistema de gestión.
Sin integración, el portal es una isla: alguien tiene que copiar los pedidos al programa de gestión, actualizar precios a mano y avisar cuando algo se agota. Ahí es donde aparecen los errores y las devoluciones.
Una integración seria es bidireccional: del ERP al portal viajan artículos, tarifas, stock y clientes; del portal al ERP viajan los pedidos y las altas. Y es en tiempo real, no un volcado nocturno que deja la web desfasada todo el día.
El ERP sigue siendo el centro: el portal no lo sustituye, le añade un canal de ventas. Puedes ver cómo lo hacemos con cada sistema en nuestras páginas de integración con ERP.
¿Qué es una integración bidireccional?
Una integración bidireccional es aquella en la que la información viaja en los dos sentidos entre el portal y el ERP de forma automática: el ERP alimenta al portal con catálogo, precios y stock, y el portal devuelve al ERP los pedidos y los datos de cliente.
Lo contrario es una integración unidireccional, habitual en soluciones más simples: el ERP exporta un fichero CSV con los artículos y ahí acaba la conexión. Los pedidos hay que teclearlos igualmente.
Técnicamente, la conexión se hace por la API del ERP cuando existe —por ejemplo XML-RPC o JSON-RPC en Odoo, o la API REST de Holded— y por acceso directo a la base de datos cuando el sistema no ofrece otra vía. Si tiene datos accesibles, se puede integrar.
¿Qué es un SGA de almacén?
Un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes, o WMS en inglés) es el software que controla dónde está físicamente cada producto dentro del almacén y guía a los operarios en la preparación de pedidos, normalmente mediante terminales PDA con lector de códigos de barras.
Sin SGA, el picking depende del papel y de la memoria del operario: se cogen productos equivocados, se hacen viajes de más entre pasillos y los recuentos de fin de mes son eternos.
Con SGA, el pedido llega a una PDA que indica la ruta óptima de recogida y verifica cada artículo por código de barras antes de darlo por servido. Cuando además está conectado al portal B2B, el stock que ve el cliente es el real y disponible, no el teórico.
Puedes ver el detalle en nuestra página sobre el SGA integrado con el ERP.
¿Qué es una tarifa por cliente y por qué es tan importante en B2B?
Una tarifa por cliente es el conjunto de precios y descuentos pactados con un comprador concreto. En B2B es la pieza central del sistema, porque el mismo artículo puede tener decenas de precios válidos a la vez según con quién estés hablando.
En la práctica, un portal B2B tiene que resolver a la vez varias capas: la tarifa base asignada al cliente, los precios netos especiales pactados para artículos concretos, los descuentos en cascada de línea y de cabecera, las promociones activas por temporada o campaña, y los impuestos aplicables incluido el recargo de equivalencia cuando corresponde.
Que ese cálculo lo haga el ERP y no una hoja de cálculo paralela es lo que evita el problema más caro del B2B: facturar a un precio distinto del que el cliente vio al pedir.
¿Qué es un catálogo (y por qué se cuentan en los planes)?
Un catálogo no es «tu lista de productos»: es un espacio de venta completo dentro del mismo portal, con su propio menú, sus propios productos, sus propias reglas y su propio carrito. Tener varios permite vender cosas distintas, de formas distintas, sin montar otra web.
El caso típico del textil y la moda lo explica en un segundo: el catálogo principal es lo que vendes hoy, con stock real; la próxima temporada es un catálogo aparte donde el cliente reserva sin que haya existencias todavía; y el outlet es otro más, con su propio surtido. Cada uno tiene su carro independiente, así que un cliente puede estar reservando temporada y pidiendo reposición a la vez sin que se le mezclen los pedidos.
Y no todos los clientes ven lo mismo: puedes decidir qué catálogos ve cada cliente o cada agente. Por eso los planes se cuentan por catálogos —uno en el Esencial, hasta tres en el Pro, sin límite en el Integra—: cada catálogo es, en la práctica, una tienda más funcionando dentro de tu portal.
No lo confundas con el modo catálogo, que es otra cosa distinta: una forma de mostrar los precios, no un espacio de venta.
¿Qué es el modo catálogo de un portal B2B?
El modo catálogo es una versión del portal pensada para que tu cliente la enseñe a sus propios clientes: muestra los productos con los precios finales de venta al público, calculados aplicando los márgenes configurados, y oculta el precio de coste real.
Se publica normalmente en un subdominio propio (por ejemplo, catalogo.tuempresa.es) y convierte tu portal en una herramienta de venta para tu distribuidor, no solo en un sitio donde te compra a ti.
Es una funcionalidad poco habitual en las plataformas B2B genéricas y muy valorada en sectores donde el cliente es una tienda que necesita enseñar producto sin revelar lo que le cuesta.
¿Qué es la gestión documental en un portal B2B?
Es el archivo digital donde cada cliente encuentra por sí mismo toda su documentación comercial: pedidos, albaranes, facturas con su estado de cobro, fichas técnicas, certificados y manuales, disponible las 24 horas sin pedírselo a nadie.
Es la funcionalidad que más carga administrativa quita de golpe, porque elimina el goteo diario de «mándame un duplicado de la factura de marzo» y «¿me pasas la ficha técnica de esta referencia?».
Lo explicamos con detalle en la página de gestión documental para clientes B2B.
¿Cuánto se tarda en poner en marcha un portal B2B?
Un proyecto de portal B2B integrado con el ERP suele llevar entre unas semanas y unos pocos meses, según lo complejo que sea el catálogo y lo accesible que sea el ERP. La integración es casi siempre la parte que marca el calendario, no el diseño de la web.
El montaje y las pruebas se hacen sobre un entorno separado, sin tocar tu producción, así que tu empresa sigue funcionando con normalidad mientras tanto. El portal se abre a clientes reales cuando los datos cuadran y tu equipo está formado.
Lo que más alarga un proyecto no suele ser el software: es tener el catálogo desordenado, las tarifas sin documentar o las fotos de producto sin hacer. Merece la pena empezar por ahí.
¿Qué es un marketplace y en qué se diferencia de un portal B2B?
Un marketplace es una plataforma de terceros —Amazon, Miravia, Carrefour, Leroy Merlin— donde vendes junto a otros vendedores bajo sus reglas y comisiones. Un portal B2B es tuyo: tu marca, tus clientes, tus precios y sin comisión por venta.
No son excluyentes: lo habitual es usar el portal B2B como canal principal con tus clientes de siempre y los marketplaces para llegar a compradores nuevos. La clave está en que ambos se alimenten del mismo catálogo y el mismo stock, para no vender dos veces la última unidad.
Puedes ver los marketplaces con los que conectamos en nuestras páginas de integración con marketplaces.
Y en la práctica, ¿por dónde se empieza?
Por saber qué ERP tienes y si expone sus datos. Todo lo demás —catálogo, tarifas, diseño, idiomas— se resuelve después. Si quieres ver cómo queda esto funcionando con datos reales, pídenos una demo; y si prefieres comparar opciones antes, tenemos una comparativa de plataformas B2B donde también decimos cuándo otra solución encaja mejor que la nuestra.